Vandaag deel 3 in de blogserie over het neerzetten van een software stack voor jouw salesteam. In deze serie las je eerder over 41 verschillende sales tools én gaven we je 2 praktijkvoorbeelden van organisaties en hun sales software.

Klaar om jouw salesteam blij te maken met nieuwe tools? Vandaag laten we je zien hoe je het software selectieproces oppakt zodat je er zeker van bent dat je de juiste tools kiest.

Spoiler alert: software implementaties gaan niet altijd goed

Jij ziet een kekke tool waarmee jouw salesteam meer leads gaat realiseren. Je maakt een account aan en nodigt je team uit. Maar vervolgens blijft het stil. Heel stil. De software die voor jou een no-brainer is blijkt minder gewild dan verwacht. En intussen lopen die licentiekosten gewoon door. Wat ging er fout?

De bovenstaande situatie is verre van uniek. Wanneer ik relevante onderzoeken er bij pak vallen vooral de faalcijfers op bij software implementaties. Van het kiezen van het verkeerde platform tot te weinig adoptie; het onderzoek door CIO magazine laat zien wat de achterliggende redenen zijn waarom jouw softwareproject niet met open armen wordt ontvangen.

Feit: Een derde van software implementaties wordt geannuleerd

Onderzoeken hanteren verschillende definities van ‘Falen’ van softwareadoptie. De faalcijfers verschillen dan ook behoorlijk tussen deze onderzoeken (tussen de 18% en 69%). Zelf kan ik me het beste vinden in het onderzoek van Alfabet dat stelt dat één derde van de projecten simpelweg wordt geannuleerd.

Feit: 50-70% van alle CRM projecten resulteert in een verlies van productiviteit

Dat is alsnog tweederde van de software implementaties die wél goed gaat, toch? Niet helemaal. Een onderzoek van Gartner geeft aan dat 50 tot 70% van alle CRM projecten resulteert in een verlies van productiviteit en bedrijfsresultaten. Dus ondanks de software intern wordt gebruikt, heeft het in dit geval niet bijgedragen aan de initiële doelstelling; een betere samenwerking, productiviteit of omzetstijging. Dat zijn toch wel heftige cijfers om te lezen vind je niet?

4 valkuilen om te voorkomen bij het gebruik van nieuwe software

Moet je dan maar gewoon niet beginnen met nieuwe software voor jouw sales team? Zeker wel, maar het is goed om te snappen wat veel gemaakte fouten zijn zodat je deze valkuilen kunt voorkomen. Jennifer Karpus van Intelestream geeft maar liefst 25 redenen waarom CRM-implementaties falen. Hieronder een selectie van – wat ons betreft – de belangrijkste redenen waarom nieuwe software niet van de grond komt.

#1 Gebrek aan adoptie door jouw salesteam

Dit is de nummer 1 reden waarom nieuwe software faalt. Waar dat aan ligt? Grote kans dat de software niet goed is geïntegreerd binnen je bestaande salesproces. Ga eens naast eindgebruikers zitten en kijk hoe ze hun kerntaken uit voeren. Grote kans dat je er achter komt waar het pijnpunt ligt. Op basis van jouw inzichten geef je je team een training voor het gebruik van de nieuwe software. Zo stimuleer je de adoptie van jouw nieuwe sales tool.

#2 Onduidelijke doelstelling en toegevoegde waarde

Heb je een duidelijke doelstelling voor het gebruik van specifieke sales tools? De klassieke fout is dat je op zoek bent naar een aantal specifieke features om uitdagingen te tackelen, maar je je vervolgens laat afleiden door alles wat het pakket nog meer te bieden heeft. Wanneer de software uiteindelijk wordt uitgerold is de initiële doelstelling vergeten en komt je team om in features.

#3 Een werkgroep die (te) enthousiast is over tech

De kans is groot dat degene die een software verandering initieert sowieso een voorliefde heeft voor tech, features en innovatie. En dat dit enthousiasme minder aanwezig is bij de rest van je team. Hoe je jouw team wél enthousiast krijgt? Denk na over het hogere doel dat de nieuwe tool gaat realiseren. Is het minder uren bezig zijn met het invoeren van data? Het ontdekken van nieuwe leads? Een onderscheidende customer journey t.o.v. je concurrent? Door het uitspreken van dit soort doelen krijg je je team sneller mee.

#4 Je vergeet jouw salesproces centraal te stellen

Past het proces zich aan aan de software, of past de software zich aan aan jouw salesproces? Wanneer jouw nieuwe sales tool zich niet eenvoudig kan voegen naar een bestaande werkwijze zal de adoptie stroef verlopen. Is dat het geval? Heb dan aandacht voor het vormgeven van een nieuw proces en werkwijze. Doe dit samen met jouw gebruikers en maak gebruik van processimulaties waarbij je op basis van echte use cases laat zien hoe je de software gebruikt. Wat voor jou eenvoudig en logisch lijkt is voor nieuwe gebruikers vaak een hele zoektocht.

Voorwaarden om wél succesvol te zijn

Je slaagt met nieuwe software wanneer je jouw commerciële proces duidelijk hebt gedefinieerd. Dat is de basis van een succesvolle software implementatie. Jouw software volgt deze strategie, niet andersom. Dick Wooden pleit in zijn blog voor de 60-30-10 regel. Hierbij ben je voor 60 procent bezig met mensen. 30 procent gaat over het proces en 10 procent is de software zelf.

Heb je de valkuilen en succesfactoren scherp? Dan gaan we door met 2 concrete aanvliegroutes om de beste sales software te selecteren.

Software selectieproces 1; kies voor een business first benadering

Stel, je bent niet tevreden met hoe jouw team omgaat met het salesproces. Je hebt misschien wel een CRM maar het is ieder voor zich. Veel van jouw sales reps werken in losse spreadsheets en hebben eigen todo lijstjes. Dit kan zo niet langer. Bovendien wil je professionaliseren en zie je kansen voor het inkopen van data, software voor bedrijvenherkenning en automatische opvolging. Kortom; je wilt een solide software setup die transparantie en productiviteit gaat bieden voor jouw team.

Stap 1, op zoek naar pijnpunten en ambities

Welke issues ervaart jouw team met de huidige manier van werken? Welke ambities streeft jouw afdeling na? En hoe zit dat bij klanten, waar komen klachten op binnen? Breng pijnpunten en ambities in kaart, dit is de motivatie en het draagvlak voor het initiëren van verandering.

Stap 2, breng jouw sales- en marketingproces in kaart

Uitdagingen helder? Dan start je met het in kaart brengen van jouw commerciële proces. Verzamel sales best practices en teken de welbekende funnel uit in de vorm van een flowchart. Hierbij stel je ook de vraag of marketing onderdeel uitmaakt van sales, of dat je dit als een losse afdeling ziet met een eigen aanpak.

Stap 3, snap welk type software je gebruikt voor de verschillende fasen van het salesproces

Natuurlijk is jouw CRM de basis, maar welke tools heb je nog meer nodig? Van data inkoop tot software om offertes samen te stellen; eerder benoemden we al het model van Gartner waarin verschillende typen software staan uitgetekend binnen het salesproces. Wil je nog breder kijken naar mogelijkheden? Duik dan in de categorieën van software vergelijkingswebsites zoals G2 om ideeën op te doen. Aan het einde van deze stap snap je welk type software je gebruikt per fase van het salesproces.

Stap 4, benoem de belangrijkste functionaliteiten per type software

Dan een stap concreter. Heb je besloten om een tool te willen gaan gebruiken om offertes op te stellen? Maak dan een lijst van de belangrijkste functionaliteiten die je nodig hebt. Kijk naar integraties, prijzen en meer. Doe dit voor alle software categorieën zoals CRM, e-mail, afsprakenplanner, video calling, bedrijfsdata en meer. Aan het einde van deze stap weet je welk type software je nodig hebt en aan welke eisen het pakket moet voldoen.

Stap 5, stel een software kwalificatie sheet op

Top, je kunt aan de slag met het vergelijken van verschillende software. Maar voordat je start stel je een kwalificatie sheet op waarbij je de pakketten objectieve scores meegeeft op jouw belangrijkste eisen. Kijk hierbij verder dan de features die je in de vorige stap hebt benoemd. Eisen rondom training, support, integraties en prijzen kunnen niet ontbreken bij het kwalificeren van software.

Stap 6, maak een long- en shortlist

Het is tijd de markt op te gaan! Per software categorie maak je een longlist van kansrijke softwarepakketten. Op basis van een snelle scan op functionaliteiten stel je een shortlist samen van maximaal 3 pakketten per software categorie.

Stap 7, vraag demo’s aan

In deze stap ga je voor een deep dive voor maximaal 3 pakketten per softwarecategorie. Je vraagt demo’s aan en scoort de pakketten met behulp van jouw software kwalificatie sheet. Tip: internationale softwarebedrijven hebben vaak erg agressieve salesteams. Daar wordt je niet blij van. Overweeg om de demo’s aan te vragen bij Nederlandse implementatiepartners voor een eerlijker en prettiger selectieproces.

Stap 8, start een pilot

Enthousiast over één of maximaal twee pakketten? Dan start je een pilot waarbij je meestal het pakket (meestal) kosteloos kunt proberen voor een periode van 2 of 4 weken. Tijdens deze pilot geef je interne demo’s en test je jouw salesproces met maximaal twee medewerkers om te kijken hoe het in de praktijk werkt.

Stap 9, technische implementatie en integraties

Heb je jouw keuze gemaakt? Dan is het zaak om te kijken naar de algehele technische setup. Hoe werkt het systeem met je huidige software? Zijn er aanvullende integraties nodig? Hoe werkt de technische uitrol naar alle gebruikers?

Stap 10, brede uitrol met training

Spannend, jouw team gaat eindelijk aan de slag met een nieuw stuk software. Zorg voor trainingsdagen, software coaches en heb interne overlegmomenten waarbij je de workflows bespreekt. Vergeet niet de adoptie te meten en veranker deze KPI in maandelijkse rapportages en overlegmomenten.

Software selectieproces 2; kies voor een software first benadering

Waar bij de eerste aanpak jouw salesproces centraal stond, is er ook een alternatieve route mogelijk voor het kiezen van de juiste software. Deze aanpak is relevant wanneer je best tevreden bent over jouw salesproces en de tools die je gebruikt, maar je benieuwd bent of er nog meer mogelijkheden zijn. Of er tools zijn waar je het bestaan nog niet vanaf weet.

Zo kan het zijn dat er oplossingen op de markt zijn die niet perse in je huidige proces passen maar die wel een enorme impact kunnen hebben op jouw sales performance. Want misschien kopt jouw concurrent klanten binnen met tools waar je het bestaan niet vanaf weet. Met deze aanpak staat niet jouw salesproces centraal, maar de mogelijkheden van nieuwe technologie.

Stap 1, ga op zoek naar nieuwe software oplossingen

Er is veel innovatie binnen sales op het moment! Het internet staat vol lijstjes van nieuwe software specifiek voor sales afdelingen. Ook wij stelden een flinke lijst samen van maar liefst 41 software tools voor sales. Doe je eigen research en ontdek nieuwe tools waar je enthousiast van wordt en maak een shortlist van maximaal 3.

Stap 2, snap de toegevoegde waarde

Voordat je in jouw enthousiasme proefaccounts aanmaakt start je met een stukje research. Hierbij is het van belang dat je echt goed snapt wat de toegevoegde waarde is van de specifieke tool. Bovendien breng je in kaart waar in het salesproces jouw nieuwe tool past en hoe dit zou werken in de praktijk.

Stap 3, bekijk alternatieven op basis van een longlist en stel je eisen op

Nog steeds overtuigd van de toegevoegde waarde van jouw nieuwe sales tool? Kijk dan naar alternatieve pakketten om te beoordelen of je wel écht de juiste tool hebt gevonden. Bovendien stel je al doende jouw eisen op.

Vervolgstappen

Vanuit hier maak je net als de eerste aanpak jouw definitieve shortlist, boek je demo’s en start je een pilot. En bevalt de nieuwe tool goed, dan kies je voor een brede uitrol inclusief technische setup, training en het meten van adoptie.

Jouw eerste stap na het lezen van dit artikel

Natuurlijk wil je dat jouw software implementatie succesvol verloopt. Kies daarom voor een strategische aanpak en duik niet direct in specifieke tools. In dit artikel las je twee verschillende aanvliegroutes: de eerste houdt jouw salesproces centraal,  de tweede is gebaseerd op de software categorieën en hun toegevoegde waarde.

Jouw eerste stap voor vandaag is om de aanvliegroute te bepalen om jouw software stack te updaten. Welke aanpak is voor jouw organisatie het meest kansrijk? Wanneer je een keuze hebt gemaakt maak je een eigen stappenplan op basis van de input uit dit artikel.

Over naar jou

Hoe zorg jij ervoor dat jouw sales team de software goed gebruikt? Deel jouw gouden tip in de comments en inspireer andere lezers!